Billing Begriffserklärung & Definition (2024)

Innerhalb der Fakturierung, der Rechnungsstellung im Unternehmen, bezeichnet das Billing meist die Fakturierung von Dienstleistungsverträgen und dabei insbesondere die Rechnungsstellung in der Telekommunikationsindustrie oder im Gesundheitswesen. Während die Fakturierung die Erstellung der Rechnung beinhaltet, umfasst das Billing, was aus dem Englischen übersetzt so viel wie „Abrechnung“ bedeutet, alle Schritte von der Bereitstellung der Nutzungsdaten des Kunden (Internet, Mobilfunk, Festnetz) bis zur Ausfertigung und Zustellung der Rechnung im Billing-Zeitraum.

Abgrenzung des Billing von der Fakturierung

Während der Verkauf von Produkten meist einfach zu quantifizieren und zu bewerten ist, setzt sich in verschiedenen Dienstleistungsbranchen das Sammeln der fakturierbaren Positionen sowie deren Bewertung oft aus komplexen Bewertungsschemata zusammen. So werden in der Telekommunikationsindustrie bei hohem Einheitenverbrauch besondere Rabatte gewährt oder die Anwendung bestimmter Gruppen- oder Sondertarife kann erst nach Bereitstellung aller Verbräuche innerhalb eines Zeitraums ermittelt werden. Hinzu kommen spezielle Konditionen, die insbesondere den wichtigen Groß- und Neukunden gewährt werden. Diese Komplexität in der Fakturierung deckt das Billing mit seinen Subprozessen ab. Das Endergebnis des Billingprozesses ist die Faktura (Rechnung).

Auch im Gesundheitswesen müssen die gewährten Leistungen und erstellten Diagnosen zunächst bewertet werden. Die vom Arzt für den Patienten erstellte medizinischen Dokumentation, die meist in Textform vorliegt, bildet dabei die Grundlage für das Billing. Die Rechnung des Arztes wird für die Krankenkasse ausgefertigt, wobei definierte Standards im Aufbau und in der Bewertung der Leistungen berücksichtigt werden müssen. Zur übersichtlichen und transparenten Leistungsabrechnung werden die medizinischen Informationen kodiert. Diese Kodierung folgt wiederum den von der WHO (World Health Organization) und der UN (United Nations) vorgegebenen Standards.

Der Billing-Prozess im Detail

Der Ablauf innerhalb des Billing-Prozesses sowie seiner Teilprozesse ist unter anderem von der Branche, dem jeweiligen rechnungstellenden Unternehmen, seiner Tarifgestaltung sowie vom verwendeten Billingsystem in der IT-Landschaft des Rechnungsstellers abhängig.

Während des „Mediation„-Prozesses werden die Nutzungsdaten gesammelt. Im Rahmen der Telekommunikationsabrechnung werden der Call Detail bzw. Call Data Record (CDR) ausgewertet. Dieser Kommunikationdatensatz (KDS) enthält alle Verbindungen, im Mobilfunkbereich auch die SMS, MMS- und WAP-Daten, die dem Kunden in Rechnung gestellt werden können. Im CDR sind unter anderem folgende Informationen enthalten: Der Ausgangspunkt der Verbindung, die Art der Verbindung, die Zielrufnummer, die Uhrzeit des Verbindungsaufbaus sowie die Dauer der Verbindung in Sekunden.

Das „Rating“ im Billing-Prozess bewertet die Ereignisse des CDR und berechnet so zum Beispiel die Preise für jede der im CDR gelisteten Verbindungen. Die „Bill Generation“, bepreist diese Ereignisse – abhängig von den gewährten Konditionen und Rabatten – und erstellt eine Gesamtrechnung für den Billing-Zeitraum. Das „Product Management“, zu Deutsch die Produktverwaltung, fasst die per Kundenkontrakt gekauften oder gemieteten Komponenten zusammen.

Zu den vom Kunden geführten Nah- und Ferngesprächen kommen die technischen und organisatorischen Einrichtungen hinzu, die im Rechnungszeitraum bereitgestellt wurden. Dies ist etwa der ISDN-Anschluss, eine Rufweiterleitung oder das Bereitstellen einer Mailbox. Die Tarifverwaltung („Tarif Management“) im Billing-Prozess enthält das Regelwerk, mit dem jedes Ereignis (Telefonat, SMS, Anschlüsse etc.) bewertet wird. Diese Preise bilden die Grundlage der Gesamtrechnung an den Kunden.

Zu den indirekt im Billing involvierten Prozessen zählen die Kundendatenverwaltung („Customer Administration“), das heißt die Anlage eines Kundenstammsatzes im Billing-System, der alle für die Rechnungserstellung erforderlichen Stammdaten enthält (Adresse, vereinbarte Verträge). Weitere Daten des Kunden, wie etwa für die vereinbarten Kontrakte, müssen ebenfalls angelegt werden. Auch das „Bill Presentment„, die Rechnungsdarstellung, muss durch Ausdruck der erstellten Rechnung oder durch das Erstellen einer elektronischen Rechnung sichergestellt sein. Das Bill Presentment ist zum einen Bestandteil einer ordnungsgemäßen Buchführung, aber insbesondere auch für die Steuererklärungen des Unternehmens verpflichtend. Rechnungen, die den steuerrechtlichen Vorgaben entsprechen, müssen dem Finanzamt jederzeit (etwa bei Steuerprüfungen) vorgelegt werden können.

Gesetzliche Anforderungen an die Faktura

Die Rechnungsstellung an den Kunden unterliegt gesetzlichen Vorschriften, muss aber auch innerhalb des Unternehmens gemäß den Grundsätzen ordnungsgemäßer Buchhaltung (GoB) verbucht werden. Das Handelsrecht und das Steuerrecht regeln die Mindestanforderungen an die Faktura. Auf der Rechnung müssen der Ersteller sowie der Empfänger der Rechnung mit Namen und Anschriften ausgewiesen sein. Damit sind die Firmenadresse sowie die Kundenanschrift aufzudrucken. Die gelieferten Waren und Dienstleistungen werden vollständig und mit ihren Nettopreisen sowie dem Leistungsdatum, was nicht immer dem Lieferdatum entspricht, aufgelistet sein.

Das Datum der Rechnungsstellung, die Zahlungsbedingungen sowie die Steuernummer des Unternehmens müssen auf der Rechnung ausgewiesen werden. Für die steuerliche Richtigkeit der Rechnung sind insbesondere die Umsatzsteuerbeträge in der Landeswährung des Rechnungsstellers, die angewandten Steuersätze sowie die sich ergebenden Bruttobeträge aufzudrucken. Die im Unternehmen ausgestellten Rechnungen müssen eine fortlaufende Rechnungsnummer tragen. Lücken im Nummernkreis dieser Rechnungsnummer können nur durch Stornierungen von Rechnungen entstehen, wobei diese Stornos ebenfalls in der Buchhaltung dokumentiert und erfasst werden müssen.

Das Problem mit dem Billing

Die Komplexität der Einflussfaktoren auf die zu erstellende Faktura macht für das Billing den Einsatz von speziellen IT-Systemen erforderlich. Im Abrechnungszeitraum werden den Kunden die verschiedensten Dienste bereitgestellt, wie analoge oder digitale Telefonie, Interconnection, Frame Relays, X.25- oder x.400 Verbindungen sowie Mobilfunk-Services. Die damit einhergehenden, sehr unterschiedlichen Datenstrukturen der zu bewertenden Produkte und Services sowie die heterogenen Netztechnologien und ihre verteilten Datenquellen erfordern für das Billing die Analyse der Produkte und Leistungen, die unabhängig voneinander erfolgen muss.Vertragsvereinbarungen wie spezielle Tarifmodelle, die dem Kunden gewährt werden, erfordern eine besonders schnelle Anpassung des Billing-Systems an die Marketing– und Verkaufsaktionen des Unternehmens.

Großkunden werden unter Umständen individuelle Vertragswerke angeboten, wobei es insbesondere auch die großen Geschäftskunden sind, die oftmals ein spezielles Rechnungslayout fordern. Die Einhaltung der Bestimmungen des Datenschutzgesetzes muss während des gesamten Billing-Prozesses sowie bei der Ausfertigung auch individueller Rechnungen stets gewährleistet sein. Damit werden im Bereich der Telekommunikation Billing-Systeme erforderlich, die nicht nur besonders komplexe Verfahren und Vereinbarungen in der Vertrags- und Tarifgestaltung der Kunden ermöglichen, sondern auch besonders schnell auf Marktänderungen (Konkurrenten) oder individuelle Kundenwünsche angepasst werden können.

Anforderungen an Billing-Systeme

Das Billing-System muss große Datenmengen aus unterschiedlichsten Datenquellen zeitnah verarbeiten können. Auch muss eine schnelle und sichere Anpassung der Software gewährleistet sein. Die Sicherheit der Billing-Systeme, in denen nicht nur die Vertragsdaten der Kunden, sondern auch die gewählten Verbindungen enthalten sind, ist besonders bei der Billing-Abwicklung der Geschäftskunden von höchster Priorität – um etwa der Wirtschaftsspionage vorzubeugen.

Zu den funktionalen Eigenschaften von Billing-Systemen zählt die Anlage und Verwaltung von komplexen Produkthierarchien, in denen jede Position einzeln abrechenbar ist. Eine flexibles Tarifsystem, das ohne Programmieraufwand anpassbar ist, lässt dem Marketing und dem Verkauf des Unternehmens Spielraum, um auch kurzfristig auf Konkurrenzangebote reagieren zu können. Im System müssen komplexe Kundenhierarchien abgebildet werden, die weder in ihrer Tiefe noch in der Breite begrenzt sind. Die Komponenten des Systems müssen die Abrechnungsfaktoren in Realtime erfassen, was besonders im Prepaid (Mobilfunk) Bereich für die korrekte Erfassung erforderlich ist. Die Einhaltung der Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung (GoB-Konformität) muss auch auf die Verwaltung der Daten auf elektronischen Speichermedien sichergestellt sein.

Der funktionale Umfang des Billing-Systems berücksichtigt auch die Vorgaben des Telekommunikationsgesetzes, das die Grundlage für den Verkauf von Services und Produkten bildet, wobei es allerdings auch den Rahmen für den Datenschutz in der Telekommunikationsbranche definiert. Die Rechnungshistorie des Kunden muss jederzeit – bei allen Folge-Billing-Prozessen – im Zugriff sein, da sie auch zur Abrechnung von rückwirkenden Aufträgen oder verspäteten Entgelten in der aktuellen Rechnungsstellung zu berücksichtigen ist. Besonders wichtig ist für Geschäftskunden, die etwa innerhalb eines Konzerns mehrere Filialen oder angegliederte Unternehmen im Bundesgebiet unterhalten, ein individuelles Rechnungslayout, in dem Produkte und Leistungen auf den jeweiligen Kundenhierarchiestufen gruppiert bzw. aggregiert werden können.

Technisch laufen die komplexen Billing-Systeme meist auf dedizierten Server und erfordern eine hochflexible Software, die präzise dokumentiert ist, um auch kurzfristig Änderungen oder Korrekturen vornehmen zu können. Das hohe Aufkommen an Daten aus unterschiedlichen Datenquellen macht das Handling, insbesondere auch die Überwachung, umfangreicher Schnittstellen notwendig. Auch die Rechnungsaufbereitung sowie die Distribution der Rechnung an die Kunden erfordern den Einsatz weiterer Technologien, wie etwa die Verwendung von EDIFACT zur elektronischen Rechnungsstellung. Vorteilhaft ist – insbesondere bei der elektronischen Rechnungsstellung – grundsätzlich ein XML-ähnliches Datenformat.

Elektronisches Billing

Besonders in der Telekommunikationsbranche, in der die Rechnungen der Groß- und Geschäftskunden meist einen erheblichen Umfang (mehrere hundert Seiten) annehmen, bewährt sich das EBPP („Electronic Bill Presentment and Payment“) – die elektronische Rechnungsstellung und -bezahlung. Im EBPP werden die Daten strukturiert (zum Beispiel gemäß EDIFACT, WebInterface oder XML) übertragen, unter Umständen aber auch unstrukturiert, wie etwa als E-Mail-Anhang (JPEG, TIFF, PDF), dem Rechnungsempfänger zugestellt.

Zusammenfassung

Billing bezieht sich auf den gesamten Prozess der Rechnungsstellung, insbesondere in Dienstleistungssektoren wie Telekommunikation und Gesundheitswesen. Es umfasst nicht nur die Erstellung der Rechnung, sondern auch die Sammlung von Nutzungsdaten, die Anwendung von Tarifplänen und speziellen Konditionen.

Der Billing-Prozess ist komplex und variiert je nach Branche, Unternehmen und verwendeter IT-Infrastruktur. Er beinhaltet Schritte wie „Mediation“, bei dem Nutzungsdaten gesammelt werden und „Rating“, wo diese Daten bewertet und für die Rechnung vorbereitet werden. Verschiedene Tarife und Rabatte werden im Prozess berücksichtigt.

Im Gesundheitswesen ist das Billing besonders anspruchsvoll, da medizinische Leistungen und Diagnosen bewertet und kodiert werden müssen. Diese Kodierung folgt internationalen Standards und dient der transparenten Leistungsabrechnung.

Für das effektive Billing sind spezialisierte IT-Systeme erforderlich, die große Datenmengen schnell verarbeiten können. Diese Systeme müssen flexibel genug sein, um sich schnell an Marktveränderungen oder individuelle Kundenwünsche anzupassen und sie müssen höchste Sicherheitsstandards erfüllen.

Rechnungen müssen gesetzlichen Anforderungen genügen, sowohl im Hinblick auf den datenschutzrechtlichen Aspekt als auch auf die ordnungsgemäße Buchführung. Dabei sind bestimmte Mindestinformationen wie Firmen- und Kundenadresse, Nettopreise der Leistungen und Steuernummer des Unternehmens verpflichtend.

Die elektronische Rechnungsstellung (EBPP) hat sich insbesondere in Branchen mit komplexen Rechnungen, wie der Telekommunikation, als vorteilhaft erwiesen. Sie ermöglicht eine strukturierte und effiziente Verwaltung von Rechnungsdaten.

Die Komplexität des Billing-Prozesses erfordert die ständige Überwachung und Anpassung des Systems, um sowohl die Anforderungen der Kunden als auch die gesetzlichen Richtlinien zu erfüllen.

Häufige Fragen und Antworten